Abordarea bazata pe procese - partea 1. FIP - Fisa de identitate a proceselor

Standardele ISO TS 16949/ 9001 au la baza 8 principii printre care si "principiul abordarii bazate pe procese".

Avantajele abordarii bazate pe procese:

• intelegerea interactiunii intre grupurile de activitati ale companiei, prin intermediul evidentierii interfetelor intre diversele functii (departamante, servicii) ale organizatiei
• evidentierea activitatilor cu valoare adaugata, si a performantelor acestora

Continutul materialului de curs

Materialul de curs are urmatoarele sectiuni:

Sectiunea 1: Definirea si documentarea procesului

       1.1 Introducere- Despre procese si sisteme
       1.2 Documentarea unui proces utilizand FIP
       1.3 Materiale Open Source - fisiere

Sectiunea 2: Monitorizarea si masurarea proceselor

       2.1 Tabloul de bord al procesului
       2.2 Obiective si Indicatori
       2.3 PDCA, actiuni si verificarea eficacitatii acestora

Sectiunea 3: Analiza procesului

      3.1 Obiectivul analizei de proces
      3.2 Datele de intrare ale analizei
      3.3 Datele de iesire ale analizei
      3.4 Efectuarea analizei, calculul indicelui de performanta si evaluuarea rezultatului
      3.5 Exemple

1. Despre procese si sisteme

Un sistem reprezinta un ansamblu de elemente in interactiune. In cazul abordarii pe procese, un sistem este format dintr-o colectie de procese.

Tipurile de procese:

PROCESE “OPERATIONALE” sau de realizare (procese orientate catre client)
Sunt procesele care servesc in mod direct clientului. Contribuie la realizarea produsului sau serviciului de la detectarea nevoilor si asteptarilor clientilor  pana la satisfacerea acestora. Ele grupeaza activitatile urmatoare: conceptie, dezvoltare, pregatire productie, productie, tratarea nevoilor clientilor (aprovizionare), elaborarea ofertelor si gestiunea contractelor (desfacere), dupa vanzare, asigurarea relatiilor cu clientii.

PROCESE “SUPORT”
Permit proceselor “operationale” sa functioneze punand la dispozitia acestora resursele necesare. Ex.: gestiunea resurselor umane, mentananta, gestiune       DMM-uri.

PROCESE DE “MANAGEMENT”
Permit asigurarea imbunatatirii continue a proceselor: stabilirea si elaborarea politicii generale si definirea obiectivelor, urmarirea abaterilor, angajarea de actiuni de imbunatatire specifice care sa asigure atingerea obiectivelor.
Procesele de management interactioneaza atat cu procesele operationale cat si cu procesele support.

2. Documentarea proceselor

Documentarea proceselor se face prin utilizarea FIP - Fisei de Indentitate a Procesului. Acesta este un formular, cu structura urmatoare:

Sectiunile FIP-ului se vor completa in ordinea urmatoare - pentru a intelege procesul care se va documenta, vom utiliza intrebari ajutatoare, grupate conform sectiunilor FIP - vezi mai sus:

Sectiunea 5: Datele de iesire

Intrebare:
"Ce trebuie sa livrez clientului procesului meu?"

Intrebari ajutatoare:
 1. care este finalitatea procesului?
 2. care sunt obiectivele?
 3. care sunt caracteristicile iesirilor (produse, servicii)?

Sectiunea 4: Datele de intrare

Intrebare:
"CE trebuie sa mi se furnizeze pentru a activa procesul meu?"

Intrebari ajutatoare:
 1. ce genereaza procesul meu?
 2. care sunt materiile prime?
 3. care sunt exigentele (din caietul de sarcini)?
 4. care sunt constrangerile supuse procesului meu?

Sectiunea 1: Mijloace tehnice

Intrebare:
"CU CE? CE trebuie sa pun în practica, în functie de intrari, pentru a obtine o iesire conforma definitiei sale?"

Intrebari ajutatoare:
1. Ce utilaje, scule?
2. Ce software?
3. Ce masini, echipamente sunt necesare?

4. Ce instalatii.. ?

Sectiunea 2: Personal - Competente

Intrebari ajutatoare:

1. ce formari, ce cunostinte sau ce know-how?
2. ce calificari si/ sau abilitati?

Sectiunea 7: Documente de referinta

Aceasta sectiune descrie regulile care se vor aplica in operarea procesului in mod corect.

Intrebare:
"CUM? CE REGULI sa urmeze personalul pentru a utiliza în mod corect materialele si echipamentele astfel încât sa obtina iesirile?"

Intrebari ajutatoare:
 1. care va fi cea mai buna maniera de a face?
 2. ce moduri de operare, proceduri, regulamente, …?

Sectiunea 9: Indicatori de performanta

Intrebare:
"CUM verific daca procesul raspunde exigentelor de iesire sau nu este pe cale sa devieze?".

Intrebari ajutatoare:
      1. cum o sa masor conformitatea?
      2. cum o sa ma asigur în proces ca tot ce am pus în practica face sa “se învârta” procesul meu?

Sectiunea 8: Reguli de escaladare

Intrebare:
"CARE este regula de reactie in cazul in care procesul nu corespunde exigentelor?"

Intrebari ajutatoare:
    1. Cum procedez ca responsabil de proces? Pe cine informez? La ce nivel organizational ("in sus"?
   2. Ce instrumente pot utiliza pentru corectarea situatiei si eliminarea cauzelor prin actiuni corective?

Sectiunea 3: Analiza procesului

3.1 Obiectivul analizei de proces

Analiza de proces are drept scop stabilirea de  decizii şi acţiuni referitoare la bilanţul funcţionării procesului şi performanţele globale ale procesului.